Kritik fra Datatilsynet i nye afgørelser vedrørende kryptering af e-mails

Baseret på række tilsyn har Datatilsynet nu truffet afgørelser om, hvorvidt de udvalgte virksomheder efterlevede krypteringskravet for e-mails. Dermed har Datatilsynet løftet sløret for, hvilke forhold der lægges vægt på i denne vurdering.

Som Bech-Bruun beskrev tilbage i sommeren 2018 skærpede Datatilsynet sin praksis overfor private virksomheder i forhold til transmission af fortrolige og følsomme personoplysninger, fx når der sendes e-mails via internettet. Dette betød, at private virksomheder pr. 1. januar 2019 skulle implementere kryptering som nødvendig og passende sikkerhedsforanstaltning ved transmission af fortrolige og følsomme personoplysninger med e-mail.

I løbet af foråret foretog Datatilsynet fire varslede tilsyn, der havde til formål at afdække behandlingssikkerheden, herunder brugen af kryptering af e-mails. I to af de fire sager udtalte Datatilsynet kritik, og i et enkelt tilfælde gav Datatilsynet påbud om at stoppe brugen af CPR-nummer, som adgangskode i e-mail.


Bech-Bruuns kommentarer

Datatilsynets afgørelser viser, at alle virksomheder skal foretage en risikovurdering af behandlinger af personoplysninger og behovet for at implementere sikkerhedsforanstaltninger, fx i relation til brug af kryptering af e-mails. Risikovurderingen skal sikre, at virksomheden på oplyst og gennemtænkt grundlag kan indrette sin virksomhed efter det konkrete behov – både på teknisk og organisatorisk plan.

Virksomhederne bør også overveje, om der i relation til risiko, de konkrete kategorier af personoplysninger og situationen i øvrigt er behov for implementering af end-to-end kryptering, eller om simpel kryptering (fx TLS) er tilstrækkelig.

E-mailfunktioner fra mobiltelefoner, tablets og lignende skal også kunne understøtte krypteringskravet.

Med udgangspunkt i risikovurderingen skal virksomheden ligeledes sørge for at udarbejde relevante retningslinjer, der skal sikre den passende implementering og forankring i virksomheden, så medarbejderne i praksis har mulighed for at efterkomme virksomhedens beslutning i forhold til brugen af kryptering. Sådanne retningslinjer bør adressere relevante situationer for medarbejderne, fx når disse sender e-mails til offentlige myndigheder, til kunder, til andre medarbejderes private e-mailkonti, etc. Ligeledes bør retningslinjerne tydeliggøre overfor medarbejderne, hvornår krypteringskravet finder anvendelse, fx når HR sender helbredsoplysninger om en medarbejder til kommunen, når direktionens pasoplysninger sendes til en samarbejdspartner, etc. Heri bør det også konkret adresseres, hvilken krypteringsmåde som medarbejderen skal vælge og hvordan.

Som opsummering er det derfor vigtigt, at man:

  1. Foretager en risikovurdering af behovet for brug af kryptering i forhold til de e-mails som virksomheden måtte sende.
  2. Sørger for, at outputtet af risikovurderingen afspejles i interne retningslinjer, der muliggør, at medarbejderne i praksis kan efterleve de krav, som virksomheden har fastsat.

Læs Datatilsynets afgørelser.

Læs desuden om de generelle retningslinjer om kryptering af e-mails fra Datatilsynet.

 

 

Læs flere nyheder her

Artiklen er forfattet af: