Jurainfo logo
LUK
Juridiske nyheder Kurser Find juridisk specialist Jobbørs Domme
Om Jurainfo Podcasts Juridiske links Privatlivspolitik Kontakt
Ansøg om en profil Bliv kursusudbyder Bliv jobannoncør
Artikel

10 gode råd til virksomheders håndtering af coronavirus

Horten
13/03/2020
10 gode råd til virksomheders håndtering af coronavirus



Her er vores eksperters ti bedste råd til virksomheders håndtering af den krise, som coronavirus har medført. Mandag 16. marts kl. 11 kan du høre mere på vores webinar "Coronavirus og virksomheders krisehåndtering". Tilmelding nederst i artiklen.


Med over 600 smittetilfælde i Danmark og en stejl kurve opad på det tal, samt drastiske foranstaltninger og lovindgreb fra stat og kommuner har coronavirus (Covid-19) allerede haft enorm indflydelse på mange danske virksomheders drift, ordrebeholdning og ikke mindst medarbejdere.

Horten har samlet sine ti bedste råd til virksomheders håndtering af den krise, som coronavirus har medført.

Hortens coronavirus-team står klar til at uddybe disse råd og rådgive om alle de mangeartede og vanskelige juridiske spørgsmål, som epidemien forårsager.


1. Opret en enhed med ansvar for intern håndtering af Coronavirus


Horten anbefaler, at virksomheder opretter en intern enhed eller en funktion, der er ansvarlig for løbende opdatering til medarbejderne om situationen og virksomhedens beslutninger. Enheden fungerer som kontaktfunktion for interne henvendelser vedrørende coronavirus.

Enheden kan fx bestå af repræsentanter fra virksomhedens HR-funktion og repræsentanter fra ledelsen for at give enheden beslutningslegitimitet.

Nogle vigtige nedslagspunkter for denne funktion kunne være:

  • Sikre, at medarbejderne ved, hvordan de skal forholde sig ved mistanke om smitte.

  • Informere medarbejderne om, hvilke forholdsregler de bør tage for at forebygge smitte og tage vare på sig selv

  • Informere medarbejderne om eventuelle tiltag for at håndtere situationen og konsekvenserne heraf for medarbejderne i relation til løn og andre ansættelsesvilkår.

  • Sikre, at medarbejderne kender de nyeste udmeldinger fra relevante myndigheder

  • Sikre, at medarbejderne oplyser om private rejser, herunder hjemkomsttidspunkt fra rejser særligt fra risikoområder, så arbejdsgiver kan tage konkret stilling til eventuel hjemsendelse

  • Det kan være fordelagtigt, at der er et vist personsammenfald mellem denne enhed og den i pkt. 5 foreslåede enhed til håndtering af eksterne relationer.



2. Vær proaktiv i forhold til jeres interne håndtering af eventuelle situationer


Håndtér så vidt muligt de kritiske situationer inden de opstår. Antallet af smittede danskere vokser stejlt, og alle virksomheder er i farezonen for, at en medarbejder bliver smittet med virussen eller anbringes i hjemmekarantæne.

En arbejdsgiver skal sikre et sundt og sikkert arbejdsmiljø ifølge arbejdsmiljøloven. Man bør som arbejdsgiver derfor tage stilling til, hvordan man sikrer, at medarbejdere ikke unødvendigt udsættes for smitterisiko.

Horten anbefaler, at der etableres interne retningslinjer for, hvordan de medarbejdermæssige aspekter af virussen håndteres, herunder mulighed for at arbejde hjemmefra, en kollegas smitte og hjemsendelse af medarbejdere.

Vi anbefaler, at virksomheder forsøger aktivt at optimere muligheden for etablering af hjemmearbejdspladser, og i videst muligt omfang udviser fleksibilitet i forhold til medarbejdernes mulighed for at arbejde fra hjemmet.


3. Få overblik over de relevante regler for medarbejdernes fravær som følge af smitte, hjemmekarantæne eller frygt for smitte


Konstatering af smitte og anbringelse i hjemmekarantæne sker uden varsel. Frygten for smitte gør i øvrigt, at flere medarbejdere udviser bekymring i forhold til at møde op på arbejdspladsen. Det er derfor af stor betydning, at virksomheden er bekendt med de regler der gælder for bl.a. løn under sygdom, karantæne og selvvalgt hjemmearbejde.

Medarbejderens rettigheder i forbindelse med fravær som følge af smitte med coronavirus vil følge de almindelige regler for sygefravær, som gælder for ansættelsesforholdet.

En medarbejder kan som udgangspunkt ikke nægte at møde på arbejde grundet frygt for smitte af ny coronavirus. Dette afhænger selvfølgelig af, hvorvidt der er en velbegrundet frygt for, at medarbejderens sikkerhed og sundhed er i fare. Omvendt kan en arbejdsgiver, som følge af ledelsesretten, nægte medarbejdere at møde på arbejde, herunder pålægge medarbejdere hjemmearbejde.

En medarbejder kan som udgangspunkt heller ikke udeblive fra arbejdet ved pasningsproblemer i forbindelse med de nye tiltag om, at skoler m.v. lukker. Det er medarbejderen selv, der skal sørge for at få børnene passet, så medarbejderen kan møde på arbejde.

Det anbefales, at man som arbejdsgiver finder en løsning sammen med medarbejdere, der bliver ramt af de nye tiltag om skolelukning m.v., herunder med aftaler om hjemmearbejde, ferie eller afspadsering.

Ligeledes er medarbejderen selv ansvarlig for at komme frem til sit arbejde. En medarbejder kan derfor som udgangspunkt heller ikke blive hjemme, hvis fx offentlig transport lukker som følge af ny coronavirus. Det må igen anbefales, at man som arbejdsgiver finder en løsning med sine medarbejdere.

Varsling af ferieafholdelse for medarbejdere i forbindelse med hjemsendelse som følge af regeringens nye tiltag, skal som udgangspunkt stadig ske i overensstemmelse med varslingsreglerne i ferieloven. Dog kan varslingsreglerne fraviges ved særlige omstændigheder. Det må forventes, at flere virksomheder kan komme i en situation, hvor der ikke er arbejde nok grundet fx mistede ordrer m.v. En arbejdsgiver vil i sådanne tilfælde kunne varsle ferie til afholdelse straks. Dette afhænger selvfølgelig af den konkrete situation på virksomheden.

Regeringen har meddelt, at der vil blive indført forbud mod forsamlinger på mere end 100 mennesker. Som arbejdsgiver er man derfor forpligtet til at undgå, at medarbejdere forsamles i grupper på mere end 100 mennesker, herunder i kantiner, til møder og konferencer.


4. Få overblik over kritiske kontrakter og kunderelationer


Udviklingen af coronavirus kendes ikke, men baseret på forløbet indtil nu, er der al mulig grund til at udvise rettidig omhu.

Horten anbefaler, at virksomheder skaber sig et samlet overblik over sine kontrakter og kunde- eller leverandørrelationer m.v. for at kunne identificere dem, der er eller kan blive særligt kritiske for virksomheden, eller som frembyder risici for krav eller tab.

Det er vigtigt, at virksomheden har en nuanceret tilgang til opgaven med at skabe overblik over og vurdere sin position i den enkelte relation. Hver kontrakt og kunde- eller leverandørrelation kan i princippet have forskellige kommercielle og juridiske implikationer, som virksomheden skal tage i betragtning, når det konstateres, hvorledes coronavirus kan have eller få indflydelse på virksomheden.

Horten anbefaler, at virksomhederne ligeledes på baggrund af den systematiske tilgang danner sig et økonomisk overblik over sin eksponering for tab på større, kritiske kontrakter.


5. Etablér et beredskab til håndtering af klient- og kunderelationer


Horten erfarer tydeligt, hvordan mange virksomheder modtager henvendelser eller krav om ophævelse af aftaler, manglende leverancer og spørgsmål om refusion af allerede betalte deposita og andre beløb. Mange virksomheder oplever også selv behov eller ønske om at komme ud af indgåede aftaler.

Horten anbefaler, at virksomheder etablerer et beredskab til at håndtere disse kritiske situationer i relation til kunder og eksterne samarbejdspartnere.

For at effektivisere og ensarte behandlingen af henvendelser og ekstern kommunikation, anbefaler vi, at beredskabet i videst muligt omfang tildeles mandat til at træffe definitive beslutninger om annullation eller modifikation af indgåede aftaler. Det er af yderste vigtighed, at enhedens beslutninger dokumenteres og kommunikeres på en betryggende måde til ledelsen og relevante personer i virksomheden.

Der er et meget stort konfliktpotentiale i sammenhæng med coronavirus, som i vid udstrækning vil handle om placering af tab og risici. Beredskabet bør derfor have et særligt blik for, hvordan virksomhedens procesrisiko vil være i de forskellige udfaldsrum, som beredskabet skal vælge imellem.

Det kan i visse tilfælde være fordelagtigt, at der er personsammenfald mellem denne enhed og den i pkt. 1 foreslåede enhed til håndtering af interne forhold.


6. Kommuniker jeres håndtering af eksterne relationer internt


Coronavirus og alle dens økonomiske og juridiske konsekvenser vil for de fleste være overvældende. Hvis der ikke oprettes et beslutningsdygtigt og centralt beredskab til behandling af eksterne relationer, overlades dette til den enkelte medarbejder.

Horten anbefaler i den situation, at virksomheder giver medarbejderne adgang til grundlæggende oplysninger om og retningslinjer for håndtering af virksomhedens eksterne relationer.


7. Kan Coronavirus betragtes som force majeure?


Vi oplever et stort antal henvendelser om, hvorvidt coronavirus kan betragtes som force majeure. Interessen skyldes primært, at en kontraktpart ikke er erstatningsansvarlig, hvis denne ikke kan opfylde en kontrakt som følge af force majeure.

En vurdering af, om der foreligger force majeure, skal tage udgangspunkt i den konkrete kontrakt, hvis den indeholder en bestemmelse om det. Fortolkningen af en klausul vil afhænge af, om kontrakten er underlagt dansk ret eller fremmed ret.

Hvis kontrakten ikke indeholder en klausul og er underlagt dansk ret, vil en vurdering ske på grundlag af dansk rets almindelige force majeure-begreb.

I dansk ret er force majeure-begrebet en samlebetegnelse for ekstraordinære, udefrakommende, uforudsigelige begivenheder, der gør opfyldelsen af en parts forpligtelser umulig (og ikke bare mere besværligt eller dyrere). Et typisk eksempel på force majeure er en naturkatastrofe, der tilintetgør f.eks. en leverandørs produktionsfaciliteter af en specifik vare (som leverandøren ikke kan skaffes fra en anden producent/underleverandør). Et andet eksempel kan formentlig være et nyt, uforudset bindende myndighedspåbud.

Horten anbefaler derfor, at virksomheder – inden man afsender eller besvarer henvendelser omkring force majeure – foretager en nøje gennemgang af den konkrete kontrakt og de øvrige kontraktdokumenter.

Ved gennemgangen af kontrakten bør virksomhederne identificere følgende:

  • Hvori består parternes gensidige forpligtelse?

  • Indeholder kontrakten en force majeure klausul, og i så fald kan coronavirus rummes inden for klausulens ordlyd?

  • Udgør coronavirus – eller eventuelle følger af denne – en reel og ubetinget hindring for opfyldelse af kontrakten?


For at en part skal kunne påberåbe sig force majeure, skal umuligheden knytte sig til den konkrete ydelse. Hvis ydelsen bliver overflødig som en afledt konsekvens af fordi en force majeure-begivenhed, fritager ikke parterne fra forpligtelsen til at udveksle ydelser, typisk en leverance mod betaling.

En kontraktpart skal straks underrette den anden om forholdet med en redegørelse for, hvorfor coronavirus-udbruddet har forårsaget, at det er umuligt at opfylde kontrakten, og hvor lang tid det antages, at umuligheden vil foreligge.

Retsvirkningerne af, at der foreligger force majeure, ikke er helt klare, anbefaler vi, at kontraktparterne i en force majeure-situation konkret aftaler, hvorledes force majeure-situationen skal håndteres, og hvad retsvirkningerne af den, skal være mellem parterne.

Parterne har desuden en forpligtelse til at begrænse et eventuelt tab for den anden kontraktpart.

Virksomheden kan gå med til eller få accept af, at ydelser bortfalder eller fastholdes.

Men vi anbefaler, at parterne prioriterer et forsøg på at modificere kontrakten og tilpasse den omstændighederne, lave en plan for det optimale samlede udfald og vilkårene herfor.


8. Følg anbefalinger og retningslinjer fra myndighederne


Indtil nu har den danske regering formuleret "anbefalinger" til danske virksomheder og institutioner, samt borgere. Men fra mandag den 16. marts 2020 forventes det, at der er skabt lovhjemmel (i Epidemiloven) for disse foranstaltninger.

Foruden de af myndighederne udstedte anbefalinger og retningslinjer oplever vi, at flere virksomheder stiller krav til adfærd og forholdsregler hos deres samarbejdspartnere.

Horten anbefaler, at virksomheder undersøger, om det er relevant at indgå supplerende aftaler med samarbejdspartnere om forholdsregler og retningslinjer, som præcist adresserer coronavirus og den periode, som forventes at være påvirket af pandemien.

Det vil på sigt være af betydning for ansvarsvurderingen i forbindelse med eventuelle erstatningsretlige krav, at der er udvist en adfærd, der har levet op til de krav, som myndigheder og aftaler har dikteret. Det kan heller ikke udelukkes, at dette vil kunne spille ind på forsikringsretlige forhold.


9. Indgåelse af nye kontrakter: overhold sælgers loyale oplysningspligt


Optræder en virksomhed som sælger i forbindelse med indgåelse af kommercielle kontrakter (eller transaktioner, herunder ejendoms- og virksomhedstransaktioner), bør virksomheden iagttage sin loyale oplysningspligt i forhold til coronavirus-relaterede udfordringer.

Horten anbefaler derfor, at virksomheden loyalt oplyser om udfordringer eller potentielle udfordringer med leverancer (uanset om det er varer eller tjenesteydelser), eller andre risici, der er forbundet med sælgers opfyldelse af sin kontraktmæssige forpligtelser.

Undladelse af loyalt at oplyse køber om relevante forhold kan resultere i, at sælger ifalder et erstatningsansvar over for køber.


10. Forbered og tilrettelæg beslutninger om finansiel styring af virksomheden under uforudsete forhold


Horten anbefaler, at virksomheder gennemanalyserer og tilrettelægger virksomhedens finansielle beredskab og styring i den fremtid, der vil være præget af uforudsete forhold.

Selv i disse situationer gælder reglerne for det personlige ledelsesansvar i forhold til virksomhedens kapitalberedskab på både kort og længere sigt. Der vil være behov for og pligt til at overveje og tage stilling til finansieringskapacitet, og der kan være behov for forhandlinger med kreditorer om temporære foranstaltninger m.v.

Erhvervsministeren har på et pressemøde tirsdag 10. marts 2020 berettet, at banksektoren er åbne for at vise særlig forståelse for erhvervslivet i henhold til likviditetsproblemer som følge af coronavirus. Det og statslige støtteordninger, der måtte blive gennemført, bør naturligvis udnyttes.

For børsnoterede virksomheder vil der gælde særlige krav til oplysning om, hvorledes virksomheden påvirkes af coronavirus økonomisk og markedsmæssigt.

Tilmeld dig webinaret "Coronavirus og virksomheders krisehåndtering"

Gå ikke glip af vigtig juridisk viden - Tilmeld dig vores gratis nyhedsservice her →
Fagligt indhold, der kunne være relevante for dig
Eksterne investorer - Hvor, hvornår og hvordan?
Jurainfo logo
EXCLUSIVE
VIDEO
Eksterne investorer - Hvor, hvornår og hvordan?
Mange iværksætter overvejer før eller siden om de skal have eksterne investorer ind. Hvad skal man gøre sig af overvejelser inden man vælger at tage investorer ind i sin virksomhed?
Hvad betyder de nye boligskatteregler for dit boligkøb? Skal du købe eller vente?
Jurainfo Exclusive logo
PODCAST
Hvad betyder de nye boligskatteregler for dit boligkøb? Skal du købe eller vente?
Der kan særligt være en fordel ved at handle ejendomme inden den 1. januar 2024. Det kommer vi bl.a. nærmere ind på i denne episode.
Force majeure - hvornår kan begrebet anvendes?
Jurainfo logo
EXCLUSIVE
VIDEO
Force majeure - hvornår kan begrebet anvendes?
Mange virksomheder er ikke opmærksomme på at udvide force majeure-begrebet i deres kontrakter og flere anvender begrebet helt forkert. Bliv klogere på hvornår noget er en force majeure-begivenhed og hvornår du kan benytte en force majeure-klausul ved manglende leveringer.
Artikler, der kunne være relevante for dig
Brug af fritstående, generelle miljøanprisninger for solcelleanlæg anset som vildledende
Brug af fritstående, generelle miljøanprisninger for solcelleanlæg anset som vildledende
12/01/2024
E-handel og markedsføring, Øvrige
Lovforslag om implementering af CSRD fremsat
Lovforslag om implementering af CSRD fremsat
26/02/2024
EU-ret, Selskabsret, Øvrige
ESMA udsender retningslinjer for deling af investeringsanbefalinger på sociale medier
ESMA udsender retningslinjer for deling af investeringsanbefalinger på sociale medier
27/02/2024
Finansiering og bankret, Øvrige
Entreprisekontrakter i nybyggeri – hvad skal du som bygherre være opmærksom på?
Entreprisekontrakter i nybyggeri – hvad skal du som bygherre være opmærksom på?
20/03/2024
Fast ejendom og entreprise, Øvrige
Høring om ændring af kontantreglen: 1.000-kronesedlen kan afvises
Høring om ændring af kontantreglen: 1.000-kronesedlen kan afvises
21/03/2024
Øvrige
Online shopping - kan virksomheden sætte ind overfor misbrug af forbrugernes returrettigheder?
Online shopping - kan virksomheden sætte ind overfor misbrug af forbrugernes returrettigheder?
I går
E-handel og markedsføring, Øvrige
Jurainfo logo

Jurainfo.dk er landets største juridiske nyhedsside. Her finder du juridiske nyheder, kurser samt ledige juridiske stillinger. Vi hjælper dagligt danske virksomheder med at tilegne sig juridisk viden samt at sætte virksomheder i forbindelse med den rigtige juridiske rådgiver, når de har brug for råd og vejledning.

Jurainfo.dk ApS
CVR-nr. 38375563
Vandtårnsvej 62B, DK-2860 Søborg
(+45) 71 99 01 11
kontakt@jurainfo.dk
Ønsker du hjælp til at finde en specialist?
2024 © Jurainfo.dk - Juridiske nyheder og arrangementer samlet ét sted