Artikel 29-gruppen udgiver guidelines om reglerne om konsekvens­analyse i person­data­forordningen

Den 4. april 2017 udgav Artikel 29-gruppen, der består af repræsentanter fra de nationale databeskyttelsestilsynsmyndigheder, herunder det danske Datatilsyn, guidelines om konsekvensanalyse, som i visse tilfælde er et krav efter den kommende persondataforordning. Disse skal præcisere, hvordan arbejdet med konsekvensanalyser skal foregå i praksis, og hvornår de er påkrævet.

Persondataforordningen introducerer en række nyskabelser, herunder kravet om udarbejdelse af en såkaldt konsekvensanalyse. Konsekvensanalysen (Data Protection Impact Assessment eller DPIA) har til formål blandt andet at vurdere risici og proportionalitet i forbindelse med en påtænkt databehandling.

Sanktionerne i tilfælde af manglende udarbejdelse af en påkrævet konsekvensanalyse kan være betydelige. Det kan resultere i bøder på op til 10 millioner euro eller op til 2 % af virksomhedens årlige globale omsætning det foregående år, hvis dette beløb er højere.

Se de nye guidelines


Hvornår er konsekvensanalysen påkrævet?

Det følger af forordningen, at det er obligatorisk at udarbejde en konsekvensanalyse, hvis en given databehandling vil "indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder".

De nye guidelines indeholder nærmere retningslinjer for, hvornår en databehandling vil udgøre en sådan høj risiko. Der opstilles således følgende kriterier af betydning for vurderingen:

1. En evaluering af personer vedrørende deres arbejdsindsats, økonomiske situation, sundhed, personlige præferencer eller interesser, pålidelighed eller adfærd, placering (f.eks. lokationsdata) eller bevægelser (f.eks. ved enheder, der tracker forskellige aktiviteter).


2. Automatiserede beslutningsprocesser, der har retsvirkning, eller tilsvarende betydeligt påvirker den registrerede person (f.eks. behandling, der kan føre til udelukkelse eller diskrimination af bestemte personer).


3. Systematisk overvågning af offentligt tilgængelige områder, særligt i tilfælde, hvor dette ikke er åbenbart for de registrerede.


4. Behandling af følsomme personoplysninger, såsom helbredsoplysninger eller oplysninger om politisk overbevisning.


5. Behandling af almindelige oplysninger i tilfælde, hvor der er risiko for misbrug eller identitetstyveri (f.eks. teledata eller data fra anden elektronisk kommunikation, lokationsdata, bankoplysninger eller anden information om økonomiske forhold mv.)


6. Oplysninger, der behandles i stor skala, f.eks. at behandlingen vedrører et stort antal af de registrerede, er af stort omfang, foretages i lang tid eller er permanent eller vedrører et stort geografisk område.


7. Persondata, som er sammenkørt, f.eks. fra forskellige kilder eller behandlingsaktiviteter, hvor behandlingerne hver for sig har haft forskellige formål, og hvor den registrerede ikke vil kunne forudse samkøringen.


8. Oplysninger, der vedrører sårbare registrerede, såsom børn, asylansøgere, ældre personer eller andre registrerede i situationer, hvor der anses at være en vis ubalance eller skævhed mellem den dataansvarlige og den registrerede (såsom forholdet mellem en arbejdsgiver og en arbejdstager eller en læge og en patient).


9. Brug af innovative teknologiske eller organisatoriske løsninger, såsom brug af fingeraftryk eller ansigtsgenkendelse ved adgangskontrol.


10. Dataoverførsler på tværs af grænserne uden for EU.


11. Når behandlingen i sig selv "forhindrer den registrerede i at udøve en rettighed eller gøre brug af en tjeneste eller en kontrakt", f.eks. ved databehandling offentlige steder, som de registrerede ikke kan undgå, eller screening af den registrerede for at afgøre, om den registrerede skal kunne optage lån, indgå aftale eller lignende.

Jo flere kriterier der er opfyldt, jo mere sandsynligt er det, at en konsekvensanalyse er påkrævet. Som en tommelfingerregel angives det, at hvis en påtænkt databehandling falder ind under to af kriterierne, vil det kræve udarbejdelse af en konsekvensanalyse. Er alene ét af kriterierne opfyldt, vil det imidlertid ikke udelukke, at en konsekvensanalyse skal udarbejdes, idet det i alle tilfælde vil bero på en konkret vurdering.

Kravet om at udarbejde konsekvensanalyser gælder alene for behandling af personoplysninger, der indledes efter den 25. maj 2018, hvor persondataforordningen finder anvendelse. Artikel 29-gruppen anbefaler imidlertid, at der også udarbejdes konsekvensanalyser for databehandlingsprocesser, der starter før, hvis de forventes fortsat at være i gang efter den 25. maj 2018.


Hvordan skal en konsekvensanalyse udarbejdes?

Konsekvensanalyser skal udarbejdes, før en påtænkt databehandling foretages. Det er muligt at lade andre end den dataansvarlige udarbejde konsekvensanalysen, men den dataansvarlige vil fortsat være ansvarlig for, at analysen udarbejdes, og at dens indhold opfylder de gældende krav. Hvis en virksomhed har en databeskyttelsesrådgiver (DPO), skal den dataansvarlige desuden rådføre sig med vedkommende i forbindelse med udarbejdelsen af konsekvensanalysen. Det samme gælder ansatte, der har forestået hele eller store dele af den pågældende behandling.

De nye guidelines anfører, at en konsekvensanalyse som minimum skal indeholde følgende fire elementer:

1.  En beskrivelse af de påtænkte databehandlinger og deres formål.


2.  En vurdering af behandlingens nødvendighed og proportionalitet.


3.  En vurdering af risikoen for de personer, hvis persondata bliver behandlet.


4.  Foranstaltninger til at imødegå de risici og demonstrere overholdelse af persondataforordningen.

Selvom disse elementer skal indgå, er der efterladt en vis fleksibilitet til at tilpasse den nøjagtige form og struktur af hver enkelt konsekvensanalyse til den givne situation.


Kromann Reumerts bemærkninger

De nye guidelines vedrørende konsekvensanalyse følger Artikel 29-gruppens tidligere guidelines (link til tidligere nyhed på hjemmesiden: https://www.kromannreumert.com/Nyheder/2016/12/De-foerste-guidelines-til-persondataforordningen-er-offentliggjort) og har været ventet med en vis spænding, da der fortsat er et stort behov for mere viden om, hvordan de enkelte elementer af persondataforordningen skal forstås og anvendes.

Kromann Reumert følger Artikel 29-gruppens arbejde og udsender nyhedsbreve, når der vedtages nye relevante vejledninger eller tilpasninger til eksisterende.

Se Artikel 29-gruppens guidelines mm.


 



 

---